يمكن تعريف عملية التقييم بأنها سلسلة منظمة من الأفعال والممارسات التي يتم استخدامها لتحديد مدى تحقيق الأهداف المنشودة. تتكون هذه العملية عادةً من عدة مراحل أساسية تعمل معاً لتحقيق هدف واحد وهو تقدير القيمة الحقيقية لأي مشروع أو برنامج أو مبادرة ما. دعونا نستعرض تلك المراحل بالتفصيل:
- تحديد الأهداف: هذا هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في عملية التقييم. هنا، ينبغي تحديد الغاية النهائية الواضحة لكل مشروع بشكل محدد ومفصل. يمكن استخدام مجموعة متنوعة من أدوات تحديد الأهداف مثل مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) وأهداف SMART.
- جمع البيانات: بعد وضع الخطط والتوقعات الخاصة بكل مرحلة، يأتي دور جمع بيانات موثوق بها حول كيفية أداء المشروع حتى الآن. تشمل طرق الجمع المعتادة الاستبيانات، المقابلات، التحليل الوظيفي وغيرها الكثير حسب نوع المشروع وتفرعاته المختلفة.
- تحليل البيانات: بمجرد الحصول على كم كبير من البيانات، فإن الخطوة التالية هي تحليلها بطريقة منهجية ومنظمة لنزع المعنى منها واستخلاص الأفكار والقواعد الجديدة بناء عليها. قد يستخدم المحللون البرامج المتخصصة لهذه المهمة والتي تساعد في التعرف على النماذج والإحصائيات الهامة.
- إعداد التقارير: تعتبر تقارير التقييم أحد المنتجات النهائية الأكثر قيمة لتقديم نظرة ثاقبة للأدوار الفعالة للمشروع عبر الزمن. يجب أن تكون هذه التقارير شاملة ومتكاملة وعرضة للتفسير الصحيح للجمهور المستهدف سواء كانوا مسؤولين تنفيذيين أو مستشارين خارجيين أو غير ذلك ممن لهم حق الوصول إلى نتائج التقرير.
- التحسين المستمر: الهدف النهائي هو ليس فقط تقديم صورة واضحة لمستويات الانجاز بل أيضًا اقتراح خطوط عمل جديدة وتحسين إجراءات العمل الحالية لتحقيق مستقبل أكثر نجاحًا للمشاريع المستقبلية المرتبطة بنفس المجال العام. بالتالي، يعد التدريب والاستثمار الدائم لبنية معرفتنا وإمكانيتنا أمرًا حاسمًا للحفاظ على زخم ثابت نحو التقدم الإيجابي.
بهذه الطرق العلمية والدقيقة، يصبح بإمكان المرء إقامة نظام فعال ودقيق لإدارة مشروعه وتقيمه وفقا لذلك - مما يعزز فرص النمو المستدام ويقلل احتمالات الفشل بسبب عدم وجود رؤية استراتيجية طويلة المدى مسبقة الترقب لها.
