تهدف الدفاتر المحاسبية إلى تنظيم وتسجّل كل المعاملات والمبادلات المالية التي تمر بها المؤسسات أو الشركات بشكل دقيق وعلمي. تعتبر هذه الدفاتر جزءاً لا يتجزأ من النظام المحاسبي لأي منظمة تجارية وهي أدوات حيوية تساعد في فهم الوضع المالي الحالي لهذه الشركات واتخاذ قرارات مستقبلية مبنية على بيانات دقيقة وموثوقة.

من بين الأنواع الرئيسية لدفاتر المحاسبة نجد دفتر اليوميات ودفتر الأستاذ العام. يعمل دفتر اليوميات كمساحة رئيسية للتدوينات الأولية حيث يتم تسجيل كافة العمليات المالية بحسب ترتيب زمني محدد باستخدام القيود المحاسبية. يشتمل كل قيد على جوانب مختلفة مثل الجهة المدينة والجهات الدائنة بالإضافة إلى تفاصيل حول البيان ورقم القيد والسند المرتبط والتفاصيل الأخرى. يقوم هذا الجزء الحيوي بتوفير قاعدة بيانات أولية هامة تستعمل لاحقا لأغراض أخرى كالترحيل نحو دفتر الأستاذ العام.

دفتر الأستاذ العام هو الخطوة التالية حيث تتم مراجعة وتحديث البيانات المسجلة سابقاً في دفتر اليوميات. يساهم دفتر الأستاذ العام في تحقيق مستوى أعلى من الترتيب والتجميع للحسابات المختلفة سواء كانت مرتبطة بالمدين أو الدائن. فهو يحافظ أيضا على توازن الرصيد عبر التأكد من مطابقة مجموعات المدين والدائنين مما يساعد في تحديد أي خلل محتمل وقد يحتاج الأمر لمراجعة الاقتباسات.

بالإضافة لذلك، تعد مهام حفظ وسجلات الأعمال ضمن مهماتها أيضًا مسك الدفاتر المحاسبية. يشمل ذلك جمع المعلومة المتعلقة بكل نشاط متعلق بالمؤسسة بغرض الاحتفاظ بسجلٍ موثوق وحقيقي للقوائم المالية. تشمل أمثلة العمليات التي يجب تسجيلها فواتير المنتجات المباعة أو الخدمات مقدمة لزبونها والفواتير المستلمة من المقاولين واستخلاص راتب العمال والإقرارات الضريبية الخاصة بهم وغير ذلك الكثير.

يمكن تنفيذ عملية حفظ الدفاتر بطريق تقليدية كتابةً، ولكن تبقى طرق رقمنة هذه العملية أكثر سهولة وكفاءة عند اعتماد حلول برمجية متخصصة خصيصاً لهذه الغاية. يُعتبر "QuicksBooks"، إحدى الخيارات الشهيرة والمعروفة عالمياً والتي توفر بيئة عمل محوسبة بسيطة وآلية تسمح بإدارة شاملة ومعقدة لقواعد بيانات شركتك بثقة واحترافية عالية.

بهذا تكون الدفاتر المحاسبية ركيزة أساسية لأي شركة ترغب بخوض غمار المنافسة الاقتصادية بنجاح وثبات أمام تحديات السوق المتغيرة باستمرار.