تلعب إدارة المكاتب دورًا حاسمًا في نجاح واستقرار الشركات والأعمال اليوم. فهي الوحدة المركزية التي تعمل كجسر ربط بين مختلف أقسام المنظمة وأجهزتها التنفيذية. وفيما يلي تفصيل لوظائف هذه الإدارة الهامة:
التخطيط والتنظيم:
يقوم مدير مكتب بتحديد الأهداف وتعليمات العمل ضمن خطة شاملة لتحقيق غرض المنظمة. كما يقوم أيضًا بتوزيع المهام والتأكد من تنسيق الجداول الزمنية بشكل فعال لإكمال المشاريع بحلول مواعيدها النهائية. يتضمن هذا التركيز على الاستخدام الأمثل للأصول البشرية والمادية تحت تصرفهم.
توظيف الأفراد المناسبون:
عند الحاجة إلى تعيين موظفين جدد، يساعد مدير المكتب في تحديد متطلبات الوظيفة وتحليل مدى صلاحية المتقدمين لهذه الأدوار. بالإضافة إلى دعم عملية الاختيار، قد يشرف مدير المكتب كذلك على تدريب العاملين الجدد للتأكد من قدرتهم على مواصلة أعمال قسمهم بشكل فعال منذ البداية.
إدارة الاتصالات الداخلية والخارجية:
باعتباره شخصية وسطاء رئيسية، يبقى مدير المكتب مطلعاً باستمرار حول جميع عمليات وفروع الشركة - داخليا وخارجيًا. فهو يتواصل ليس فقط مع العملاء والشركاء ولكن أيضا مع الزملاء الداخليين من خلال رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية واجتماعات الفيديو وغيرها من الوسائط ذات الصلة. وهذا يعزز بيئة عمل مشبع بالإنتاجية والثقة ويعكس صورة احترافية للمنظمة.
المهارات التقنية:
بالرغم أنه ربما لا يتم اختبار المعرفة العملية بمختلف البرامج والأدوات الرقمية مباشرة أثناء المقابلات الشخصية، إلا أنها ضرورية للغاية لمنصب أمين سر حديث الحقائق. إذ تعتمد معظم الشركات الآن بشكل كبير على البرمجيات لحفظ المستندات وجدولتها ومعالجتها مما يجعل معرفة أساسيات البرامج المكتبية أمرًا أساسيًا لممارسة الأعمال التجارية بسلاسة.
مراقبة الأداء وضمان الامتثال:
يتماشى مراقبو المكاتب أيضًا مع الجوانب التشغيلية لكل مشروع عبر مراحل تطويره المختلفة؛ وذلك للتحقق مما إذا كانت هناك أي انحرافات محتملة نحو تأخير الجدول الزمني أو تكلفة غير مصرح بها والتي قد تؤثر سلبًا على التدفق المعتاد لأنشطة المؤسسات الخاصة بهم وحوافزه المالية طويل المدى. علاوة على ذلك، فإن فهم قوانين ولوائح القطاع محل اهتمام هؤلاء المسؤولين يساعد كثيرًا في تجنب العقوبات المحتملة المرتبطة بإصدار القرارات المضرة بطريقة ما بصورة الشركة وجودتها العامّة فيما يتعلق باتفاقاتها وعلاقاتها مع أقرانها وصناع السياسات الحكوميون ذوي العلاقة بالموضوع المطروح للدراسة هنا – وهو وظيفة ملء مراكز السكرتاريا/الإدارة المكتبية عموما .
تطوير الأشخاص:
يساهم مدراء المكتبات بنشاط في نمو المواهب الموجودة بالفعل داخل النظام البيئي الخاص بشركة ما ويحفزون روح الإبداع لديهم عند قيامهم عادة بتقديم دورات تدريبية تخصصية تغطي ميادين خبرتهم الواسعة ابتداءً بالحفاظ على سلامة وسرية المعلومات السرية للنظام المعلوماتي الخاص بالشركة وحتى وضع نهج رشيد تجاه التأثير الثقافي للعاملين الخارجيين عليها وعلى خدماته منتجة الخدمة ومنتجيتها طويلة المدى ، فضلاً عن إدراك أهمية خلق جو عمل محفز يدفع الجميع للعمل بروح الفريق الواحد خدمة لمصلحة العمليات الرئيسية لأرباح شركة مُعطاة وديناميكيات السوق الناجم عنها ثانويّن لها بغرض زيادة معدلات رضا العملاء الحاليين والمتوقعة قادمًا واتخاذ قرار بشأن الحصول علي حصص سوق جديدة مميزة لفترة كاتمة المصدر - \"موقع ويكي هاو\"
