النظام المحاسبي يشكل العمود الفقري لأي منظمة بغض النظر عن حجمها أو نوع عملها. دوره الأساسي يكمن في تسجيل ومعالجة جميع المعاملات المالية داخل المؤسسة. يتم تحقيق ذلك عبر مجموعة متكاملة من الخطوات والعملية التي تبدأ بتحويل المعاملة الفعلية إلى بيانات رقمية قابلة للتسجيل والاسترجاع.
مكونات النظام المحاسبي
1. **الوثائق**: تعتبر الوثائق جزءًا حيويًا من العملية المحاسبية. تتراوح هذه الوثائق من الفواتير التجارية الخاصة بالمبيعات و المشتريات، والسندات سواء أكانت متعلقة بالقبض أو صرف الأموال ، بالإضافة للسندات المتعلقة برواتب الموظفين والعقود التجارية المختلفة مثل خدمات الصيانة والإستشارات. كما أنها تضم أيضا حركة المخزون بالنسبة للشركات المصنعة. يجب أن تحمل كل وثيقة معلومات واضحة حول التاريخ والشرح التفصيلي للجوانب المالية المرتبطة بها مثل قيمة الصفقة وما إذا كانت مدفوعة أم ليست كذلك.
2. **السجلات**: تتنوع أنواع السجلات المستخدمة في عملية المحاسبة الداخلية لتغطية جوانب مختلفة منها:
- *السجلات اليومية*: تستخدم لإدراج جميع المعاملات المالية حسب تاريخ الحدوث وبشكل يومي ضمن دفتر خاص يفصل كل إجراء مالي بشكل مفصل.
- *الأستاذ العام*: يجمع هذا النوع من السجلات جميع حسابات الشركة تحت مظلته الواحدة بما في ذلك إيراداتها ومصاريفها وأرباح وخسائر محتملة. فهو يعكس الحالة المالية العامة للشركة بناءً على أداء عملياتها الاقتصادية طيلة فترة زمنية محددة.
3. **إعداد التقارير المالية**: تعد القدرة على تحليل البيانات الواردة من العمليات المحاسبية الرئيسية أحد أهم عناصر نجاح أي شركة. يمكن لما يسمى "بوظيفة المال" - والتي غالبًا ما يقوم بها كبير المحاسبين – إنتاج العديد من التقارير المفيدة للغاية لصناع القرار داخل الشركات. هذه التقارير تساعد مجلس إدارة الشركة أو مديرها التنفيذي باتخاذ قراراته الاستراتيجية استنادًا على نتائج الأعمال الأخيرة ووضع تصور لمستقبل الشركة.
وبالتالي فإن تطوير واستخدام نظام فعال للمحاسبة ليس مجرد ضرورة قانونية وإنما أداة أساسية لتحسين الأداء التشغيلي وضمان اتخاذ القرار المناسب نحو زيادة الربحية والحفاظ على استدامة الشركة.
