تعتبر عملية الشراء جزءاً حيوياً من العمليات اليومية لأي شركة، وهي تتطلب تنظيم وتنسيق فعالين لتحقيق الأهداف التجارية. يمكن تقسيم إدارة المشتريات إلى عدة أقسام رئيسية كل منها يلعب دوراً محدداً في نجاح عمليات الشراء. هذه الأقسام ليست فقط ضرورية للتنظيم، ولكن أيضاً للتأكيد على الجودة والكفاءة والاستدامة المالية.
- قسم البحث والتقييم: هذا القسم مسؤول عن تحديد احتياجات الشركة ومتطلباتها من البضائع والخدمات. هم يعملون بشكل وثيق مع مختلف الإدارات داخل المؤسسة لفهم الاحتياجات الدقيقة لكل قسم. يعتمد عملهم على جمع البيانات وتحليل السوق لتقديم قائمة بمصادر محتملة ومراجعة العروض المقدمة من قبل البائعين المحتملين.
- قسم التفاوض والشراء: بمجرد اختيار المصدر المناسب، يأتي دور فريق التفاوض لشراء الخدمات أو المنتجات. مهمتهم هي الوصول إلى أفضل سعر ممكن بينما يحافظون أيضًا على معايير الجودة والأداء التي تحتاجها الشركة. قد يشمل ذلك المفاوضة حول العقود، شروط الدفع، ومدة التسليم.
- قسم مراقبة المشتريات والإدارة الرقابية: بعد إجراء الصفقة، يتم تعيين هذا الفريق لإدارة تنفيذ الطلب. وهم يؤكدون أن جميع جوانب العملية تسير وفق الخطط الموضوعة، بما في ذلك الموعد النهائي للمستلم والتكاليف المرتبطة بالمشتري. كما يقومون بالمراقبة المستمرة للجودة وضمان أنها تلبي توقعات الشركة.
- قسم التحليل والمراجعة: أخيرا وليس آخرا، يتمثل عمل هذا القسم في تحليل أداء عمليات الشراء. إنهم يقيسون فعالية الممارسات الحالية ويقدمون توصيات للتحسين مستقبلاً بناءً على بيانات مثل تكلفة الوحدة، الوقت اللازم للإنتاج، ومعنويات الموردين وغيرها من المؤشرات الرئيسية للأعمال (KPIs).
من خلال وجود هذه الأقسام المتخصصة ضمن بنية إدارة المشتريات الخاصة بك، يمكنك التأكد من أن عمليات الشراء تكون منظمة وكفوءة ومربحة للشركة.
