المتابعة الإدارية هي العمود الفقري لأي منظمة، تعمل على رصد ومراقبة أداء الأفراد والأقسام لتحقيق الأهداف الاستراتيجية للشركة. إنها عملية ديناميكية تتطلب تفانيًا واستدامة لتحقيق النتائج المرغوبة.
المسؤوليات الموكلة إلى أقسام المتابعة الإدارية
- مدير الإدارة: يلعب مدير الإدارة دورًا حاسمًا في وضع سياسة المتابعة الإدارية، وتحديد أولويات العمل، وتخصيص الموارد اللازمة. كما أنه يعمل كمركز اتصال رئيسي بين مختلف أقسام المؤسسة.
- مساعد مدير الشؤون الإدارية: يُعتبر المساعد اليد اليمنى لمدير الإدارة، حيث يشرف على عمليات المتابعة اليومية، ويساعد في تحديد مجالات تحسين الأداء، ويتأكد من توافق جميع الأعمال مع أهداف الشركة المعلنة.
- قسم التدقيق: يعنى هذا القسم بتنظيم وحفظ الوثائق والمستندات المرتبطة بأنشطة المنظمة. فهو يقسم الملفات حسب نوعيتها وطريقة تخزينها (رقمية أو ورقية)، بالإضافة إلى جمع البيانات الشهرية حول حضور وانصراف الموظفين.
- قسم التحقيق: مهمته الأساسية تتضمن مراجعة ومعالجة المخالفات داخل بيئة العمل. يقوم بإجراء التحقيقات اللازمة عند الحاجة، وينظم الملفات ذات الصلة للحالات تحت النظر، ثم يسلم تقرير مفصل إلى الإدارة التنفيذية لاتخاذ القرار المناسب.
- قسم التحكم: يتحكم هذا القسم بدقة في جداول العمل والإنتاجية الشخصية والجماعية. فهو يكفل الامتثال لقواعد ساعات العمل الرسمية، وينبه السلطات المختصة بشأن أي انتهاكات محتملة للعقوبات الداخلية.
قيمة وفوائد تطبيق سياسات فعالة للمتابعة الإدارية
من الواضح أن وجود برنامج فعال للمتابعة الإدارية يجلب مجموعة متنوعة من الفوائد لكل من العمال والشركات نفسها:
* تحفيز الموظفين: عندما يعرف العاملون تقدير جهودهم واحتراماً لإنجازاتهم عبر التعليقات البناءة والمكافآت المناسبة، يمكن زيادة الروح المعنوية لديهم ودفعهم نحو المزيد من التفوق المهني.
* التطور المهني: تستطيع السياسات الناجحة لتوجيه الموظفين اكتشاف المناطق التي تحتاج لتغيير وتمكين الفرق من الوصول إليها والاستجابة بسرعة ولطف لمساعدتهم على تجاوز العقبات المحتملة وإعادة توجيه طاقاتهم نحو الحلول العملية المثالية للأعمال التجارية.
* مسؤولية الجميع: إن استخدام آليات رسمية للتحقق من الحقائق وضمان السلامة العامة والنظام الداخلي يؤدي غالبًا إلى خلق حالة شعور بالإلتزام الأخلاقي لدى معظم المتعاونين مما قد يحافظ على استقرار وتعزيز قدرة الفريق الطويل المدى.
إن دمج عناصر أساسية مثل التواصل المفتوح والحماية القانونية والعناية بشروط عمل ملائمة ستساهم بلا شك في تعزيز صورة المؤسسات أمام عملائها الحاليين والمحتملين وكذلك جذب المواهب الأكثر احترافيّة وقدراً بالمضي قدمًا باتجاه مستقبل مشرق مبهر!
